Como começar um e-mail em inglês: tudo o que você precisa saber

Um e-mail só se torna assertivo se for escrito corretamente desde a saudação inicial. Para escrever uma mensagem clara, sem erros e de leitura agradável, é importante dedicar um tempo a ela antes mesmo de começar sua redação. Esse esforço é particularmente necessário quando se trata de escrever em outro idioma, ainda mais em contextos profissionais. Este artigo oferece algumas dicas básicas sobre como começar um e-mail em inglês, especialmente em um registro mais formal.

A importância do início

As primeiras palavras de uma mensagem definem o tom do texto como um todo. Um início inapropriado pode gerar falta de interesse ou mesmo causar uma má impressão no destinatário. Alguns elementos-chave que você deve ter em mente antes de começar um e-mail em inglês são: 

• Intenção da mensagem. Para definir o tom, a estrutura e o vocabulário de uma mensagem, é importante ter clareza de seu objetivo desde o começo, pois os outros aspectos podem variar de acordo com a intenção.
• Informação que se deseja transmitir. Começar a escrever sem uma informação concreta a ser transmitida pode fazer com que você se esqueça de incluir algo importante ou mesmo perca o foco em virtude de detalhes irrelevantes. Para evitar esses erros, faça uma lista com as ideias que pretende mencionar.
• Saudação de acordo com o registro. O registro formal pede algumas fórmulas e um vocabulário específico. Ou seja, atente-se à necessidade de que o e-mail como um todo corresponda à formalidade exigida por esse tipo de registro. 

Antes de começar o e-mail

A forma mais fácil e rápida de seguir essas dicas é fazer um rascunho. Isso pode te ajudar a saber como começar um e-mail em inglês. Não é preciso que ele seja muito elaborado, uma vez que sua função é justamente servir como uma estrutura provisória para que você o aprimore posteriormente. Entre outras vantagens, fazer um rascunho:

• Ajuda a organizar as ideias: uma lista completa com as ideias que deseja incluir no e-mail permite reordená-las mais facilmente. Assim, você pode priorizar o que é importante e, se necessário, fazer alterações.
• Possibilita olhar para tudo aquilo que é preciso incluir: enquanto escrevemos um texto, é comum nos esquecermos de alguns detalhes. Porém, se você fizer uma lista reunindo todas as ideias, as chances de deixar alguma coisa passar batida são menores.
• Permite refletir sobre o vocabulário: uma rápida revisão daquilo que você quer comunicar ajuda a pensar em palavras e expressões úteis.

Um bom rascunho também deve responder às seguintes perguntas:

Quais informações o e-mail deve conter?

O rascunho deve conter, de maneira concisa e esquemática, todas as ideias que farão parte do e-mail final. Pode ser na forma de termos curtos, como “enviar correção”, “verificar data de entrega” ou “explicar procedimento de manutenção” ou, ainda, por meio de frases mais elaboradas. O que importa é fazer o rascunho sem se preocupar com conectivos e outros elementos gramaticais do texto. Você precisa ser capaz de ler e reorganizar as informações rapidamente, de modo que consiga identificar, de imediato, se falta algo.

Qual é o objetivo?

Enviamos e-mails por diversas razões: para pedir algo, para marcar um evento em determinada data, para comunicar algo em especial, para solicitar uma resposta etc. O rascunho deve deixar claro o motivo do e-mail para que o tom seja apropriado no momento de redigir a versão final.

Quem é o destinatário?

A pessoa a quem se destina o e-mail também determina como a mensagem deve ser escrita. Entre outras coisas, o destinatário influencia na escolha do registro apropriado. Se você não tiver nenhuma informação sobre a pessoa a quem seu e-mail é endereçado, é melhor optar por um registro formal, com linguagem mais neutra possível.

Como começar um e-mail em inglês

Feito o rascunho, é hora de escrever o e-mail. Primeiro, você deve se concentrar na saudação e na abertura.

Saudação

O mais comum é saber para quem o e-mail será enviado. Em mensagens formais, o modo de se dirigir ao destinatário é pelo título e sobrenome, como nos exemplos a seguir:

• Dear Mr. Tan
• Dear Ms. Steward

No caso das mulheres, o título indica seu estado civil: Mrs. se elas são casadas e Ms. se não são. Procure respeitar o título que a pessoa usa para se referir a si mesma. Na dúvida, use sempre Ms. Se você não souber o nome da pessoa a quem se dirige, tente outras alternativas. E não se esqueça de personalizar ao máximo a saudação seguindo exemplos como estes:

• Dear Hiring Manager
• Dear CPO/CHRO
• Dear Technology Director

Pode acontecer de você ter que enviar um e-mail sem saber a posição da pessoa a quem se destina a mensagem. Nesses casos, como último recurso, você pode optar por uma saudação genérica:

• To whom it may concern
• Dear Sir or Madam

Frases de abertura

A prática mais comum na comunicação profissional em inglês é explicar o motivo da mensagem o quanto antes. Para isso, você pode utilizar frases como:

• I am writing in connection to...
• We are writing to you regarding…
• I am contacting you on behalf of...
• I am writing in response to...
• I would like to...

Se, em algum caso específico, como acontece nos e-mails de apresentação, for mais importante falar sobre o remetente em vez do motivo do contato, você pode usar outras construções, por exemplo:

• Please allow me to introduce myself.
• My name is...
• I am the […] representative at...
• I am the Client Relations Manager at...
• I would like to introduce you to the team.

Expressões para organizar as ideias

Nos e-mails, costumamos dividir as informações com quebras de linha, mas também podemos utilizar expressões em pontos determinados do texto. Para cada tipo de e-mail, existem expressões específicas dependendo de sua finalidade, sendo algumas das mais recorrentes:

• Abertura: I hope this email finds you well, Pleased to meet you, I am reaching out because…
• Corpo do e-mail: As we discussed, Please find attached, Please note that…
• Conclusão: Please let me know if you are available, I would appreciate your help in this matter, Any feedback you can give me on this would be welcome…

Saber como começar um e-mail em inglês é uma das muitas habilidades essenciais para trabalhar em ambientes multilíngues. Ter um bom domínio da comunicação em inglês não apenas para escrever e-mails, mas também em diversos contextos profissionais, é um grande valor agregado para qualquer perfil profissional. Qualificar-se para alcançar tais competências é um caminho certeiro para o crescimento na carreira.

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