Backlog: qué es y cómo gestionarlo

Si te preguntas qué es un product backlog y quieres dedicarte a la gestión y desarrollo de proyectos digitales, es necesario que te familiarices rápidamente con este concepto. Y es que, en el mundo de la creación de productos digitales, utilizar enfoques de desarrollo ágil de software se ha convertido en una habilidad imprescindible en la gestión de proyectos, ya que, según el estudio de Payscale, esto permite a las empresas aumentar sus ingresos en un 47%.

El concepto de product backlog está estrechamente relacionado con las metodologías ágiles y la forma en cómo estas gestionan y priorizan las tareas y funcionalidades de un proyecto. En este sentido, teniendo en cuenta que el liderazgo es una de las 10 habilidades más demandadas por las empresas en los últimos años, entender y aplicar correctamente las técnicas para desarrollar un product backlog es esencial. ¿Es este tu caso? Si quieres conocer qué es el backlog, qué elementos lo componen o cómo ponerlo en práctica, sigue leyendo.

El Diccionario Oxford define backlog como “una acumulación de trabajo por acabar o incompleto”. 

Si llevamos este concepto a la gestión de proyectos, podemos decir que el backlog o product backlog es una lista detallada de tareas pendientes, donde, además de la propia descripción de la tarea, se incluye información sobre quienes las realizarán o cuál es su prioridad de desarrollo dentro del contexto de un proyecto. Este listado debe unificar los elementos y funciones necesarias para cumplir con los objetivos establecidos a partir del trabajo en equipo.

¿Sigues sin entender qué es un backlog? De forma sencilla, podemos definirlo como una pila que contiene todas las tareas pendientes de un proyecto para que así los diferentes miembros de un equipo puedan realizar un reparto eficiente, equitativo y colaborativo. 

Sin embargo, es importante señalar que, cuando hablamos de una lista de tareas, no se trata de un listado al uso, sino de una estructuración de acciones clave que aportan cierto valor al proyecto. Para ello, es necesario que el backlog tenga las siguientes características:

• Establece un tiempo de ejecución: se estima el esfuerzo que va a requerir cada tarea para una mejor planificación por parte del equipo.

• Tiene dinamismo: se trata de un documento vivo que cambia de manera constante a medida que el proyecto avanza.

• És único, pero colaborativo: cada proyecto tiene un único backlog, de modo que todos los miembros del equipo implicados en su desarrollo recurran al mismo documento.

• Se organiza en función de la prioridad: el backlog mostrará más detalles de cada tarea según se aproxime el momento de abordarla.

¿Cuál es la diferencia entre product backlog, Scrum y sprint backlog?

Ahora que ya sabes qué es un backlog, resulta imprescindible no confundirlo con otros conceptos con los que se le suele asociar: Scrum y sprint backlog.

• Backlog: como hemos comentado, es una herramienta que permite elaborar listas de tareas colaborativas ordenadas por prioridad y especialización dentro del contexto del desarrollo de un proyecto.

• Scrum: es un marco de trabajo ágil que combina técnicas que tienen como objetivo estructurar y agilizar el desarrollo de un proyecto. Entre las herramientas que utiliza Scrum, se encuentra el backlog, junto con otros elementos como el sprint, las reuniones diarias o las revisiones de sprint.

• Sprint backlog: es una subdivisión del product backlog. Se trata de una lista de tareas que se han seleccionado para ser completadas en un sprint específico, que es un período de tiempo determinado en el proceso de desarrollo. En cada sprint, los cuales pueden durar entre una semana y un mes, se seleccionan las tareas más prioritarias del product backlog y se incluyen en el sprint backlog para ser desarrolladas.

En definitiva, se trata de conceptos relacionados, pero diferentes. Si empleamos una metodología ágil como Scrum, deberemos trabajar de forma constante con un backlog, donde se acumulan todas las tareas pendientes. Conforme avanza el proyecto, se irán seleccionando las más prioritarias para añadirlas al sprint backlog y ser desarrolladas en el próximo ciclo de desarrollo.

¿Cómo desarrollar de forma adecuada el product backlog?

El correcto desarrollo del product backlog está sujeto a una serie de pasos que deben seguirse desde el momento en que se crea. Aquí, el papel del gestor de proyectos cobra una gran responsabilidad, ya que debe gestionar por completo el documento, compartirlo con el resto de miembros del equipo y asegurar su cumplimiento en todas las etapas del proceso.

A continuación, te explicamos los pasos a seguir:

1. Planificar el proceso a seguir: la planificación es el punto de partida del product backlog. En esta fase, se debe diseñar el proceso a seguir en el proyecto, incluyendo la identificación de necesidades, los objetivos, las tareas y la asignación de roles, así como la inclusión de todos los elementos necesarios para el desarrollo de cada una de las acciones.

2. Desarrollar ideas y tareas: completada la etapa de planificación, la idea es ampliar la información de cada una de las tareas listadas. ¿En qué consistirá cada tarea y qué estimación de esfuerzo se le asocia? ¿Qué habilidades y experiencia son necesarias para completarlas? Estas son algunas de las preguntas que debemos responder. 

3. Establecer prioridades: en este punto, ya están claras las tareas a realizar, cómo deben desarrollarse, qué miembros del equipo las ejecutarán y, sobre todo, su coste temporal. A partir de aquí, se cuenta con información suficiente como para establecer un orden de prioridad.

4. Actualizar el backlog de manera constante: el backlog se trata de un documento vivo y dinámico que hay que actualizar de forma constante. Esto implica incluir nuevas tareas, descartar las que se han tornado prescindibles a lo largo del proceso o determinar posibles cambios de roles. En definitiva, cualquier modificación que sufra el proyecto y revista cierta importancia debe quedar registrada en el product backlog.

Elementos clave a la hora de gestionar el backlog

Más allá de sus características y del proceso de creación, para entender exactamente qué es el backlog y su relevancia en la dirección de proyectos, debes conocer algunos elementos que debemos tener en cuenta durante su gestión. Algunos de los más importantes son:

1. Roadmap: es el plan estratégico que describe los pasos a seguir para el desarrollo del producto. El roadmap debe estar alineado con los objetivos del negocio y proporcionar una visión clara de cómo y cuándo se implementarán las diferentes funciones del producto. Además, es una guía esencial para la creación y actualización del backlog.

2. Funciones de producto: son los elementos que definen qué hace el producto y cómo funcionará. Cada función debe ser descrita de manera clara y precisa, para que todos los involucrados en el proyecto puedan entenderla. Las funciones del producto son la base de las tareas que se incluirán en el backlog.

3. Requisitos de tarea: indican qué se necesita para completar cada tarea. Estos pueden incluir las habilidades necesarias, los materiales requeridos, el tiempo estimado para la finalización o incluso la finalización de otras tareas. Los requisitos de tarea son esenciales para asignar tareas de manera efectiva y para estimar con precisión el tiempo y los recursos necesarios para el proyecto.

4. Deuda técnica: uno de los objetivos del backlog es evitar la acumulación de tareas, algo que se conoce como deuda técnica. Minimizar esta situación forma parte del papel del gestor de proyectos a la hora de priorizar las acciones y asignarlas a los equipos. Así, si se diera esta circunstancia, el gestor debería replantear la estrategia a seguir, reevaluar las prioridades y redistribuir las tareas de forma más equitativa y eficiente posible.

5. Adquisición de conocimiento: en ocasiones, se pueden desechar tareas que en un principio se estimaban prioritarias o incorporar otras nuevas que no se habían considerado originalmente. El aprendizaje constante, una mentalidad abierta y la flexibilidad son necesarias para adaptarse a los cambios y desafíos que surgen durante el desarrollo de cualquier proyecto. Asimismo, el feedback, las lecciones aprendidas, la formación y las pruebas de concepto son necesarios.

6. Resolución de problemas: uno de los argumentos que dan sentido al product backlog es la resolución de problemas. Y es que, a partir de plasmar el proceso de desarrollo de un proyecto en este documento, resulta más sencillo anticiparse a posibles problemas o encontrar la solución de una forma más sencilla y eficiente.

Antipatrones y errores a evitar a la hora de gestionar el backlog

Por último, cabe ofrecer algunas recomendaciones útiles para aquellos gestores de proyectos que quieran dominar el desarrollo de un proceso gestionado mediante el product backlog. Y es que hay ciertos antipatrones y errores que deberías evitar para hacer un buen trabajo.

1. Tratar el backlog como un documento estático: uno de los grandes errores es que el gestor de proyecto ordene el product backlog al principio del proyecto, pero no lo actualice de manera constante ni tenga en cuenta el feedback del equipo o cliente.

2. No subdividir las tareas: es fundamental utilizar el sprint backlog para dividir las tareas generales en tareas específicas y simplificar el trabajo, con el objetivo de ganar en eficiencia y productividad.

3. No considerar la urgencia e importancia de cada tarea: otro error común es definir el orden de prioridades sin tener en cuenta la urgencia y la importancia de cada una de las tareas.

4. No mantener una comunicación fluida: si el equipo quiere que el backlog funcione, se debe mantener una comunicación de forma constante con todos los miembros del equipo de trabajo. Asimismo, hay que practicar la escucha activa y tener en cuenta el feedback.

5. Procrastinar las tareas más complejas: se debe evitar establecer las acciones más complejas al final del proyecto. Lo más recomendable es hacerlo al inicio para generar cierto impulso en el trabajo y dar lugar a un proceso más eficiente.

6. Tener la información descentralizada: si el backlog se almacena localmente, no se comparte con el equipo y no es fácilmente accesible, no hay una visión conjunta del estado.

Herramientas para gestionar el backlog

Actualmente, existen diversas herramientas digitales que contribuyen a la gestión del backlog y permiten mantener un seguimiento en tiempo real del desarrollo del proyecto. Además, también facilitan la creación y organización tareas, la asignación de responsabilidades y de fechas límite, y la comunicación efectiva entre los miembros del equipo. Algunas de las más populares son:

• Trello: esta es, probablemente, una de las herramientas más utilizadas para la gestión de proyectos. Permite crear tableros, listas y tarjetas para organizar y priorizar las tareas de manera visual. Es gratuita y accesible desde cualquier tipo de dispositivo vía web o app.

• Asana: se caracteriza por su facilidad de uso y su capacidad para manejar proyectos tanto pequeños como grandes. Asana permite crear tareas, asignarlas a miembros del equipo, establecer fechas límite y añadir notas detalladas. También se puede visualizar proyectos en varios formatos, como listas, tableros y calendarios.

• Jira: es una de las más utilizadas en la gestión de proyectos, especialmente en el desarrollo de software. Jira es conocida por su capacidad para rastrear problemas y por su interfaz altamente personalizable. Permite crear tareas, asignar a los miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y prioridades. Además, proporciona una variedad de formatos de visualización, incluyendo tableros Kanban y Scrum.

• Monday.com: conocida por su interfaz de usuario intuitiva y colorida, Monday.com permite la creación y asignación de tareas, el establecimiento de fechas de vencimiento y la comunicación del equipo a través de su plataforma. Además, ofrece un alto nivel de personalización y visualización de datos, lo que permite a los equipos ver el progreso del proyecto en tiempo real.

Por qué debes conocer la técnica del backlog

En la gestión de proyectos, cada vez es más relevante contar con conocimientos en relación con la dirección de equipos y la organización de tareas. De este modo, desde el papel de líder, es fundamental que entiendas y conozcas la estrategia del product backlog. ¿Qué es lo que aporta esta herramienta a tu perfil profesional?

La capacidad de conducir el desarrollo de un producto o proyecto a lo largo de todo el proceso. Si bien el backlog no es la única estrategia que se puede implementar a la hora de organizar proyectos, este se ha postulado como una de las más recurrentes. El motivo reside en que permite establecer un orden de prioridades y una asignación de tareas, con el fin de evitar acumulaciones de trabajo, otra skill imprescindible para un perfil profesional enfocado al liderazgo.

Asimismo, además de gestionar los proyectos de forma efectiva, el backlog te permite mantener el control, fomentar la colaboración y adaptarte a los cambios con agilidad. Sin embargo, para esto último, resulta esencial seguir aprendiendo de manera constante las últimas tendencias en el funcionamiento de backlog, con el objetivo de lograr el éxito en la gestión de proyectos y mantenerse competitivo en un entorno de constantes cambios.

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Fuentes

• Wells, Rachel (17 de marzo de 2024). Las 5 habilidades mejor pagadas para los gerentes de proyectos empresariales. Forbes Argentina. https://www.forbesargentina.com/liderazgo/las-5-habilidades-mejor-pagadas-gerentes-proyectos-empresariales-n49463

• RRHHDigital (27 de junio de 2023). Las diez habilidades más demandadas en 2023. https://www.rrhhdigital.com/secciones/actualidad/158674/Las-diez-habilidades-mas-demandadas-en-2023/

Publicado originalmente el 31 de julio de 2023, actualizado el 1 de mayo de 2024