La pandemia por la Covid-19 impulsó el teletrabajo y, en consecuencia, aumentó el número de reuniones de trabajo por videollamada, ya que los equipos debían coordinarse a distancia. Esta situación provocó lo que se conoce como “fatiga Zoom”, un malestar físico y mental por parte de los trabajadores que surge como resultado de la necesidad de estar siempre frente a la pantalla y que les impide completar tareas.
Tras la pandemia, las empresas siguen perdiendo más de un 70% de productividad por las reuniones diarias, de acuerdo con un estudio de Otter. Y es que se calcula que los trabajadores pasan una media de 23 horas a la semana reunidos, y eso sin tener en cuenta los encuentros improvisados.
La clave para que las reuniones de trabajo no sean una carga para los profesionales es lograr que estas sean eficaces. Para ello, se vuelve esencial preparar la reunión, fijar unos objetivos, evitar que los asistentes lleguen tarde o probar la tecnología antes del encuentro. ¿Quieres saber cómo puedes lograr reuniones de trabajo eficaces? Sigue leyendo.
Las reuniones de trabajo se pueden definir como puntos de encuentro, ya sean presenciales o en espacios virtuales, donde equipos de trabajo se agrupan durante un determinado tiempo para intercambiar opiniones y conocimientos sobre un objetivo concreto.
Con las reuniones de trabajo, los equipos o departamentos de las empresas persiguen lo siguiente:
Podemos definir los siguientes tipos de reuniones de trabajo en el ámbito laboral:
Steve Jobs decía que la gente que sabe de lo que está hablando no necesita Power Point. Además, tenía muy claro cómo debían prepararse las reuniones de trabajo en su compañía para no perder tiempo ni dinero: las reuniones debían ser cortas, cada responsable debía tener asignado un asunto y se debía elaborar una lista de tareas por hacer.
Sin duda, se trata de una buena estrategia, teniendo en cuenta que el 15% del tiempo de una reunión de una hora se pierde en aspectos que se pueden prever, según un estudio de Sapio Research.
¿No sabes cómo lograr reuniones de trabajo eficientes? En cada fase del proceso, ya sea en la preparación, la celebración o la conclusión de las reuniones de trabajo, se puede tomar medidas para lograr este fin:
Antes de comenzar una reunión de trabajo, se pueden realizar las siguientes acciones para garantizar su efectividad:
Se considera que, entre cinco y ocho asistentes, es lo más conveniente para que no existan dificultades de comunicación y se pueda progresar en el plazo de tiempo marcado.
La reunión no debería durar más de una hora y, autores como Donna McGeorge, autora del libro The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact, o Francesco Cirillo, creador de la técnica Pomodoro, coinciden en que se debe establecer una duración máxima de 25 minutos, ya que a partir de ese momento las personas solemos perder nuestra capacidad de atención.
Una vez que ha empezado la reunión de trabajo debes:
Las reuniones de trabajo no terminan cuando todos los asistentes abandonan la sala. Tras su finalización, se pueden realizar dos acciones que favorecen la efectividad de la reunión:
Varias investigaciones han demostrado que, en aquellas empresas en las que las reuniones de trabajo se reducen en un 40%, la productividad de los empleados se incrementa en un 71%. Y es que, en la actualidad, es importante saber cómo realizar reuniones eficaces para evitar desperdiciar tiempo y recursos, así como para no afectar de forma negativa en la productividad y en los resultados del trabajo.
Sin embargo, para ello, es necesario contar con habilidades de comunicación para transmitir la información de manera clara y concisa; la capacidad de liderazgo para tomar decisiones rápidas y efectivas, guiar a los participantes y establecer un ambiente de trabajo colaborativo; y empatía o habilidades emocionales, para escuchar de manera activa a los participantes, con el fin de comprender sus necesidades. No obstante, se trata de habilidades que se pueden desarrollar a través de la formación continua.
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