Cómo empezar un correo formal en inglés: pautas de redacción

27/11/2024 | Santander Universidades

Conseguir que un correo sea efectivo solo es posible si se escribe correctamente desde el saludo inicial. Y es que solo tienes tres segundos para captar la atención del destinatario, según las últimas investigaciones. De ahí la importancia de saber cómo empezar un correo formal, especialmente cuando escribes en un idioma no nativo, como en inglés, en el que no tienes interiorizadas las fórmulas de cortesía. 

Ten en cuenta que, de acuerdo con un informe de The Radicati Group, en 2023, se enviaron 347.300 millones de correos electrónicos cada día, y esta cifra superará los 400.000 millones en 2027, según sus previsiones. Se trata de unas cifras que reflejan un escenario de sobreexposición informativa en el que es difícil sobresalir. Además, según otro estudio de ZeroBounce, el email es la principal herramienta de comunicación en el ámbito laboral. 

Por tanto, escribir un correo claro, sin errores y que resulte agradable de leer desde el inicio es la llave para crear una buena impresión en contextos más serios. ¿Cómo conseguirlo? Descubre las pautas básicas para saber cómo empezar un correo formal en inglés.

La importancia del principio

Las primeras palabras de un mensaje establecen el tono del texto. En este sentido, un inicio inadecuado puede provocar una falta de interés en el receptor o, incluso, causar mala impresión. 

Algunos aspectos clave que hay que tener en cuenta antes de empezar a redactar un correo son:

  • Intención del mensaje: para definir el tono, estructura y vocabulario de un mensaje, conviene tener clara su intención desde el principio, ya que los otros aspectos pueden variar en función del propósito del email.

  • Información que quieres transmitir: empezar a escribir sin una información concreta que se quiera transmitir puede hacer que se olvide incluir algo importante o que se desvíe la atención debido a una larga exposición de detalles superfluos. Para evitar estos errores, elabora una lista de las ideas que pretendes mencionar.

  • Saludo adecuado para el registro: al analizar cómo empezar un correo formal en inglés, en el registro formal, se exigen ciertas fórmulas y vocabulario específico, así que asegúrate de que todo tu mensaje se adecúe a ello en todo momento. 

Antes de empezar el correo

La forma más fácil y rápida de seguir estos consejos es hacer un borrador antes de empezar con la redacción. No hace falta que sea muy elaborado, ya que su función es servir de estructura provisional para redactar luego sobre él. ¿Qué ventajas te aportará crear este guión?

  • Ayuda a organizar las ideas: una lista completa de los puntos que quieres incluir permite reordenarlos luego más fácilmente. Así, puedes priorizar lo importante y cambiar la estructura si es necesario.

  • Facilita concretar todo lo que hay que incluir: mientras redactas un texto, es habitual que se te olviden algunos detalles. Si haces una lista con todas las ideas, reduces las posibilidades de pasar algún aspecto importante por alto.

  • Permite pensar en el vocabulario: asimismo, un repaso breve a lo que quieres comunicar contribuye a ir pensando en palabras y expresiones útiles.

Por otra parte, un buen borrador debe responder a tres preguntas clave: 

¿Qué información va a contener?

Al elaborar los preparativos de cómo empezar un correo formal en inglés, el borrador debe contener, aunque sea de forma concisa y esquemática, todas las ideas que vayas a incluir en el correo final. Pueden ser apuntes tan escuetos como “enviar corrección”, “consultar fecha de entrega” o “explicar procedimiento de mantenimiento”, o bien frases más elaboradas. En cualquier caso, la clave es hacerlo sin prestar atención a conectores y demás elementos gramaticales del texto. Tienes que poder leerlo y reorganizarlo rápido, para poder identificar de un vistazo si falta información.

¿Qué intención tiene?

Existen diferentes motivos que te lleven a preguntarte cómo empezar un correo formal: para solicitar algo, para establecer un evento en una fecha concreta, para comunicar una determinada información, para plantear una pregunta, etc. El borrador debe dejar claro el motivo del correo para que el tono sea el adecuado al redactar la versión final.

¿A quién va dirigido?

La persona a la que se dirige el correo también determina la manera de expresar el mensaje. Entre otras cosas, el receptor o receptores definirán el registro adecuado. No es lo mismo enviar una comunicación informal en el trabajo a un compañero con el que tienes cierta amistad para preguntarle si va a ir a la cena de empresa que un correo a otro compañero que no conoces en persona en el que le solicitas un informe. Si no sabes nada de la persona a la que va dirigido el correo, lo mejor es optar por un registro formal y lo más neutro posible.

Cómo empezar un correo formal en ingles

¿Cómo empezar un correo formal en inglés?

Una vez que has elaborado el borrador, puedes proceder con la redacción del correo. Para empezar a redactar, los primeros pasos en los que debes centrarte son el saludo y la apertura. No obstante, para ser eficiente al concretar cómo empezar un correo formal en inglés, también es importante que te fijes en las expresiones y los conectores con los que enlazarás los diferentes puntos a tratar. 

Saludo

Lo más habitual es saber a quién se envía el correo. En correos formales, la forma de dirigirse al receptor es por el título y el apellido, como en los siguientes ejemplos:

  • Dear Mr. Tan

  • Dear Ms. Steward

En el caso de las mujeres, el título indica su estado civil: Mrs. si están casadas y Ms. si no lo están o lo desconoces. Procura respetar el título que utilice esta persona para referirse a sí misma, pero, en caso de duda, utiliza siempre Ms. 

Si no conoces el nombre de la persona a la que te diriges, debes buscar alternativas. Eso sí, trata de personalizar tu saludo al máximo con formas como estas:

  • Dear Hiring Manager

  • Dear CPO/CHRO

  • Dear Technology Director

¿Y cómo empezar un correo formal en inglés cuando no sabes a quién va dirigido? En estos casos, como último recurso, puedes optar por un saludo genérico:

  • To whom it may concern

  • Dear Sir or Madam

Frases de apertura

Hecho el saludo, llega el momento de comenzar el cuerpo del email. Lo más habitual en las comunicaciones formales en inglés es explicar cuanto antes el motivo del mensaje. Puedes introducirlo con frases como:

  • I am writing in connection to...

  • We are writing to you regarding…

  • I am contacting you on behalf of...

  • I am writing in response to...

  • I would like to...

En el caso de que sea un correo de presentación o el destinatario no sepa quién eres, introducirte a ti mismo es indispensable si quieres demostrar que sabes cómo empezar un correo formal de forma adecuada. Así, antes de escribir las frases de apertura anteriores, es recomendable incluir expresiones como:

  • Please allow me to introduce myself.

  • My name is...

  • I am the […] representative at...

  • I am the Client Relations Manager at...

  • I would like to introduce you to the team.

Expresiones para ordenar ideas

En los correos, se suele dividir la información con saltos de línea, aunque también se utilizan expresiones que suelen aparecer en puntos concretos. Cada correo necesitará expresiones concretas según su objetivo. En cualquier caso, algunas de las más recurrentes son:

  • Apertura: I hope this email finds you well, Pleased to meet you, I am reaching out because…

  • Cuerpo: As we discussed, Please find attached, Please note that…

  • Cierre: Please let me know if you are available, I would appreciate your help in this matter, Any feedback you can give me on this would be welcome…

Cómo empezar un correo formal en ingles

¿Qué evitar al escribir un correo formal?

Tan importante es conocer cómo empezar un correo formal en inglés como saber cómo no hacerlo. Por eso, cuando te dispones a redactar un email profesional en inglés, es esencial cuidar el tono y evitar ciertos errores que podrían dañar la percepción de profesionalismo. Aquí puedes ver algunas prácticas que es mejor no incluir:

  1. Usar saludos informales o demasiado coloquiales. Evita expresiones como Hey o Hi al iniciar el correo. Estas son opciones apropiadas en un contexto personal o amistoso, pero en una comunicación profesional podrían parecer poco serias.

  2. Utilizar abreviaciones o contracciones. Aunque en inglés conversacional es común contraer palabras (I'm o We'll), en correos formales, es preferible usar las palabras completas (I am o We will) para mantener un tono profesional.

  3. Incluir emojis. Un correo formal debe reflejar seriedad. Incluir emoticonos puede restarle profesionalismo al mensaje y dar la impresión de que el remitente no se toma en serio el asunto.

  4. Escribir con un tono demasiado directo o brusco. Frases como I want o You must pueden sonar imperativas y podrían percibirse como groseras. Ten en cuenta que, aunque en español se utilice un estilo más directo, este idioma, especialmente en contextos formales, es mucho más ‘polite’. En su lugar, es mejor usar frases más suaves, como I would appreciate if… o Could you please….

  5. Emplear frases redundantes o vagas. Para aplicar las pautas adecuadas de cómo empezar un correo formal en inglés, evita ser repetitivo y huye de los circunloquios. La concisión es un plus en este tipo de comunicaciones. Por ejemplo, puedes usar la expresión I hope this email finds you well para comenzar un email con una persona a la que escribes de forma esporádica, pero si la comunicación es constante, puede resultar vacía y restar valor al mensaje.

     

Ejemplos de cómo empezar correos formales en inglés

De la teoría, a la práctica. A continuación, puedes ver tres ejemplos de cómo empezar un correo formal en inglés en distintos contextos. Así, podrás ver con más claridad cómo aplicar una estructura clara y respetuosa, adecuada para cada tipo de comunicación.

Ejemplo 1: Email de índole laboral

Una de las situaciones más habituales en las que necesitarás escribir emails formales es en el trabajo. Para enviar y recibir documentación, para resolver dudas, para informar sobre avances… o para concertar reuniones, como en este ejemplo, son opciones de comunicación laboral en las que te ayudarán los anteriores consejos sobre cómo empezar un correo formal. 

Subject: Request for Confirmation of Meeting on Project Updates

Dear Ms. Johnson,

I am writing to confirm our scheduled meeting on the recent project developments for this Friday at 10:00 AM. Please, let me know if there are any additional topics you would like to discuss, or if you would prefer an alternative time.

Thank you for your attention to this matter.

Kind regards,
[Tu Nombre]

Ejemplo 2: Búsqueda de empleo

Tanto si apuestas por la búsqueda proactiva, como si presentas tu currículum en una oferta laboral específica o confirmas tu asistencia a una entrevista de trabajo al conocer que sigues en el proceso de selección, el correo electrónico se ha convertido en herramienta clave de la empleabilidad. En cualquier caso, debes utilizar un estilo formal en los correos relativos al reclutamiento. ¿Necesitas inspiración?

Subject: Application for Marketing Coordinator Position

Dear Hiring Manager,

I am writing to express my interest in the Marketing Coordinator position listed on your company’s website. With a background in digital marketing and project management, I am confident in my ability to contribute effectively to your team. I would appreciate the opportunity to discuss how my skills align with the goals of [Nombre de la empresa].

Thank you for considering my application.

Best regards,
[Tu Nombre]

Ejemplo 3: Reclamación a una institución

Por último, otro escenario donde debes aplicar las pautas de cómo empezar un correo formal en inglés es cuando tienes que comunicarte con alguna institución o profesional, aunque sea por motivos personales. Sería el caso de que tengas que contactar con un abogado para una consulta legal, de que debas dirigirte a una administración para gestionar un trámite burocrático o de que quieras presentar una queja ante una compañía. ¿Cómo hacerlo?

Subject: Request for Clarification on Billing Discrepancy

To whom it may concern,

I am reaching out regarding a discrepancy in the billing statement I received for the month of October. According to my records, the amount charged does not correspond to the services agreed upon. I would appreciate it if you could review the account details and provide clarification at your earliest convenience.

Thank you for your assistance in resolving this matter.

Sincerely,
[Tu Nombre]

Estos ejemplos muestran cómo empezar un correo formal de manera clara y profesional, utilizando el tono adecuado para distintos escenarios. La personalización y el respeto en la redacción en inglés pueden marcar la diferencia en la respuesta que obtengamos del destinatario, mejorando significativamente la comunicación en un entorno profesional o institucional. Como consecuencia, saber cómo empezar un correo formal en inglés es una de las muchas habilidades esenciales para trabajar en entornos multilingües y constituye un gran valor añadido para cualquier perfil profesional. Por tanto, formarse para alcanzar estos conocimientos, es una gran opción para progresar.

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Fuentes 

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