Time blocking: qué es y cómo usar este método para ser más productivo

25/01/2022 | Santander Universidades

¿Te sientes sobrepasado por la gran cantidad de tareas pendientes? ¿Saltas de una actividad a otra perdiendo la concentración? ¿Te focalizas en lo urgente y pospones lo importante? Si percibes que no tienes tiempo para afrontar todas tus obligaciones, ¡necesitas hacer time blocking! 

No te preocupes, aunque no conozcas este término, ya lo practicabas en tu infancia. ¿Te acuerdas de los horarios del colegio con las horas divididas por asignaturas? Esto es lo que plantea esta técnica de gestión del tiempo: organizar tu agenda por bloques de tiempo para aumentar tu productividad. Y es que, según el Índice de la anatomía del trabajo 2023 de Ansala, el 87% de los trabajadores admite que dedica a sus tareas dos horas extra y, sin embargo, solo llega a cumplir con el 25% de los plazos a la semana.

En muchas ocasiones, el origen de esta situación es una mala planificación del trabajo. ¿Sabías que el 62% de la jornada laboral se pierde por tareas repetitivas o rutinarias? Por eso, el método time blocking puede ayudarte a ser más efectivo. ¿Cómo funciona? Descubre cómo organizar tu día a día con los bloques de tiempo.

¿Qué es el time blocking?

El time blocking es una metodología para mejorar la productividad y evitar que la multitarea se convierta en tu peor aliado. En concreto, este modelo se basa en la división de la jornada en diferentes bloques de tiempo, con el fin de que sepas en cada momento qué tareas debes llevar a cabo. De este modo, podrás dar prioridad a los asuntos más importantes y acotar en un espacio limitado cada tarea. 

Así, esta técnica sirve para saber tanto qué tienes que hacer como cuándo debes hacerlo. De hecho, el time blocking no consiste en hacer infinitas listas de trabajos pendientes, sino en organizarlos según su relevancia y asignar bloques de tiempo a tareas específicas. Al disponer de espacios asignados a cada tarea, puedes focalizar tus esfuerzos durante un periodo de tiempo, sin distracciones, y mejorando de manera notable tu rendimiento. Se trata, en definitiva, de facilitar lo que se denomina “trabajo profundo”, es decir, un trabajo concentrado e ininterrumpido.

Time blocking

¿Qué tipo de tareas se pueden programar con time blocking?

El método time blocking es muy útil en el plano profesional. Gracias a esta técnica, puedes planificar lo siguiente:

  • Todo tipo de tareas repetitivas, desde reuniones de trabajo hasta espacios para atender el correo electrónico o realizar llamadas. Es decir, cualquier actividad cotidiana que tengas, en función de tu puesto de trabajo. Por ejemplo, un community manager podrá asignar los jueves un espacio para programar las publicaciones en redes sociales de la semana siguiente, mientras que un informático podrá reservar la mañana de los lunes para el análisis semanal de seguridad de sistemas. 

  • Tareas menos frecuentes o puntuales. Por ejemplo, tanto si tienes que realizar un parte sobre un fallo en la cadena de montaje como si necesitas avanzar el informe anual con el balance de resultados de tu área, el time blocking te ayudará a programarlo y ejecutarlo de forma eficiente. De hecho, es recomendable reservar en tu calendario espacios para actividades estratégicas, como puede ser una investigación de mercado, el análisis de la competencia o el desarrollo de un nuevo proyecto. Incluso, las acciones de capacitación ―cerradas o deseadas― y los momentos de descanso tienen cabida en el time blocking. 

  • Cualquier otra faceta de la vida. Pese a su origen profesional, el time blocking es extensible a cualquier otro ámbito. Por ejemplo, si eres estudiante o estás preparando una oposición, te servirá para planificar tu calendario de estudio o, si quieres ser más constante en tus hábitos deportivos, el time blocking te ayudará a mantener una rutina de actividad.

¿Qué beneficios aporta esta metodología de gestión del tiempo?

Aplicar de forma correcta la técnica de time blocking aporta muchos beneficios. ¿Qué ventajas obtendrás con el método de bloques de tiempo?

  • Evitar la procrastinación. ¿Sabías que un trabajador promedio pasa 2 horas y 11 minutos al día procrastinando en el trabajo? Hay quien nunca está totalmente satisfecho con el resultado y lo prorroga de manera constante para perfeccionarlo, quien confía en que tendrá tiempo suficiente y al final debe posponer la entrega, quien prefiere atender tareas sencillas y de fácil ejecución y retrasa sin fecha otros proyectos importantes o quien cree que bajo presión es mucho más eficiente. Sin embargo, lo que se esconde tras estos argumentos es, en realidad, una tendencia hacia la procrastinación que puede superarse con una adecuada planificación de la agenda. 

  • Facilitar la concentración. Las personas deben invertir una media de 25 minutos para recuperar la atención plena en una actividad. Es decir, cada vez que interrumpes un trabajo para hacer cualquier otra cosa, no estarás de nuevo concentrado al 100% hasta casi media hora después. Aún más, de media, los profesionales sufren 56 distracciones cada jornada laboral, según algunos estudios. Sin embargo, con el time blocking, al estar enfocado en una actividad en cada momento, se minimiza la pérdida de tiempo que supone pasar de una tarea a otra. 

  • Generar un registro temporal. Peter Drucker decía que “lo que no se mide, no se puede mejorar”. Gracias al time blocking, puedes llevar a cabo un seguimiento del tiempo. Con esta autoevaluación, sabrás cuánto necesitas dedicar a cada tarea, optimizarás tu planificación y mejorarás de forma paulatina tu eficiencia. Incluso hay aplicaciones especialmente diseñadas para determinar el tiempo que dedicas a cada actividad, como HourStack, Rescue Time o Toggl. 

  • Contribuir a la conciliación. De acuerdo con la Ley de Parkinson, las personas emplean todo el tiempo del que disponen para acabar una tarea. Por ejemplo, si tienes que entregar un trabajo el viernes, lo elaborarás hasta el mismo viernes, pero, si la fecha fuera tres días antes, también serías capaz de entregarlo con la misma calidad. Por eso, organizar la agenda por bloques te permite ir cerrando capítulos pendientes, sin apurar los plazos, lo que te liberará mucho tiempo para tu vida personal. 

  • Disparar la satisfacción personal. No hay nada más frustrante que ver cómo tu lista de asuntos pendientes no para de crecer sin que tus esfuerzos supongan un impacto real. Con el time blocking, notarás los avances y, por tanto, te sentirás más satisfecho y motivado. 

  • Aumentar la productividad. Esta técnica te ayuda, por un lado, a concentrarte en tareas importantes durante ciertas horas al día y, por otro, a agrupar pequeñas acciones de índole similar en un periodo de tiempo para ser más eficiente. La consecuencia es una mejora notable de tu productividad. No hay que olvidar que la multitarea reduce la productividad en un 40%, de acuerdo con la Asociación Estadounidense de Psicología. 

Time blocking

¿Cómo hacer un horario por bloques?

Si ya te has convencido de las ventajas de aplicar el time blocking, es el momento de ponerlo en práctica. Para ello, puedes seguir los siguientes pasos:

  1. Elige la herramienta de time blocking: Aunque puedes elaborar tu calendario de time blocking en papel, es mucho más práctico realizarlo a través de aplicaciones digitales. Así, podrás aplicar cualquier cambio rápidamente y podrás consultarlo desde cualquier lugar. Algunas de las más utilizadas son Google Calendar, Plan, Planyway o Weekly.  
  2. Analiza tus tareas Evalúa cuáles son los grupos de actividades que sueles llevar a cabo y estructura tu horario según el tiempo que calculas que debes invertir en cada uno. Por ejemplo, puedes utilizar bloques de 15 minutos o de media hora para tareas más sencillas, como revisar el correo a media mañana, o bloquear espacios de dos o tres horas para actividades de mayor envergadura, como rediseñar el plan de empresa o evaluar el impacto de una acción empresarial.
  3. Calendariza los bloques genéricos: En un primer momento, no tienes que ser excesivamente exhaustivo en cuanto al contenido de los bloques, sino más bien debes buscar categorías genéricas que conforman tu rutina diaria. Por ejemplo, puedes crear un bloque para contestar emails, otro para reuniones de trabajo y un tercero para tareas más estratégicas de análisis y planificación.
  4. Ajusta los detalles: Conforme vayas dominando el time blocking, podrás ir elaborando calendarios mucho más exhaustivos. Esto es lo que se conoce como time boxing. Así, podrás concretar qué horas de qué días dedicarás a elaborar el balance de resultados o a qué hora y durante cuántos minutos mantendrás una conversación telefónica con un cliente.
  5. Deja espacios para imprevistos: No obstante, sé flexible y realista. Planificar todo al milímetro puede ser contraproducente. En el día a día, pueden surgir muchos imprevistos que te obliguen a modificar el calendario: encargos que no esperabas, proyectos que te llevan más tiempo del que calculaste o una simple gripe que te arrastra a la cama. ¡No pasa nada! Al dejar huecos libres, puedes jugar con los bloques, moverlos y reestructurarlos en función de las circunstancias. De esta manera, comprobarás cómo puedes controlar tu tiempo incluso en esos días en los que todo se complica.
  6. Atribuye prioridades:  ¿Sabías que se pierden al día una media de dos horas en hacer cosas que no son relevantes? De ahí que sea importante que establezcas un sistema de priorización de las tareas. Puedes usar una categorización cromática o numérica, por ejemplo. Como señala Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, la clave para el éxito no radica en saber gestionar el tiempo, sino también en saber a qué aspectos debemos dedicar nuestros minutos en cada momento. En este sentido, te será de gran utilidad la matriz de Eisenhower, una herramienta ideada por el presidente de los Estados Unidos que le da nombre. Según este instrumento, para saber priorizar, debes dividir las tareas en función de su relevancia y su urgencia.
  7. Reajusta el calendario: El time blocking necesita de constantes ajustes para que funcione al 100%. Ya sea porque aún no te has familiarizado con el método, porque surgen imprevistos o porque las circunstancias laborales varían, es probable que no siempre puedas cumplir a la perfección la agenda prevista. No te preocupes; ve aprendiendo de la práctica diaria y ajusta el calendario de forma paulatina.

 

Time blocking

¿Cómo trabajar en bloques? 5 consejos para que el time blocking sea eficaz

El dominio del time blocking irá creciendo conforme vayas practicando esta metodología. En cualquier caso, estas pautas te servirán para hacerte con el método de manera más rápida: 

  • Busca tiempo para planificar. No todos los días ni todas las semanas son iguales, por tanto, no caigas en la tentación de copiar la agenda anterior. Puede servirte de base, pero nunca será exactamente igual. Lo mejor es planificar tu agenda semanalmente, en concreto, el viernes a última hora o a primera del lunes. 

  • Incluye bloques de tiempo personales. Asimismo, no te olvides de reservar tus bloques personales. Plasmar en el calendario los espacios personales servirá como aliciente para ser estricto con los objetivos marcados durante la jornada laboral. Esto incluye, también, los descansos entre tareas para resetear el cerebro y cuidar tu bienestar. 

  • Haz batching de tareas. Esta técnica consiste en agrupar las tareas similares dentro de un mismo bloque. Debido al tiempo que se pierde al cambiar de actividad, practicar el batching te hará ganar eficiencia. Por ejemplo, si tienes que hacer varias llamadas, prográmalas juntas. 

  • Sitúa las actividades más relevantes en tus momentos de mayor concentración. Dedica las horas de mayor rendimiento a los proyectos más complejos. Por lo general, suele ser a primera hora de la mañana, pero esto depende de cada persona. 

  • Evita las distracciones. Para que este método sea eficaz, es imprescindible que te conciencies de que debes centrar tu atención en la actividad programada. Para lograrlo, puedes utilizar otras técnicas de gestión del tiempo, como el método Pomodoro, y aplicaciones de bloqueo de notificaciones, como Focus Lock o Flipd, que impidan que tu móvil o tu ordenador te robe la atención constantemente. Ten en cuenta que los españoles, por ejemplo, dedican 4,1 horas diarias a mirar su smartphone y, de estas, el 22,1% es para ver sus redes sociales, según un estudio de Rastreator. 

Una vez que controles el time blocking, tus minutos se convertirán en horas, consiguiendo ser mucho más eficiente. De este modo, encontrarás tiempo para otras actividades. Y es que la gestión del tiempo es una habilidad muy demandada por las empresas; de ahí la importancia de desarrollarla para lograr el éxito en un mercado laboral altamente competitivo como el actual.

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Fuentes 

Publicado originalmente el 22 de enero de 2022, actualizado el 30 de julio de 2024

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