Comunicación vertical: qué es y cómo aplicarla en la empresa

El teletrabajo se ha vuelto algo común en las empresas. De hecho, en la actualidad, los profesionales trabajan en distintas modalidades de empleo, interactúan con un cada vez mayor número de departamentos y, además, lo hacen desde diferentes ubicaciones. ¿Sabías, por ejemplo, que el 62% de los empleados trabaja directamente con compañeros de diferentes zonas horarias? Esto es lo que señala el informe State Of Remote Work 2023, de Buffer. 

Sin embargo, solo el 15% de los supervisores se siente cómodo con equipos híbridos debido a las dificultades de comunicación, de acuerdo con el estudio The State of Organizations 2023, de McKinsey. Aunque cabe mencionar que tampoco ayuda que las estructuras sean más intrincadas. 

De este modo, en este contexto, donde los estándares de rendimiento también son más altos y se necesita respuestas rápidas y efectivas para poder sobrevivir en un entorno BANI, la comunicación vertical se erige como un factor clave en el entorno laboral actual. Y es que es una herramienta crucial para facilitar la colaboración, la coordinación y el rendimiento dentro de una organización ―unas dinámicas de trabajo que son indispensables en el mundo profesional de hoy día, cada vez más complejo, exigente y digitalizado―. 

Es como si se hubiera pasado de un diálogo entre dos individuos en un lugar tranquilo y sosegado a tener que comunicarse con multitud de personas a la vez, en espacios ruidosos y entre conversaciones paralelas. ¿Cómo conseguir que el mensaje llegue claro? Ahí radica la importancia de la comunicación vertical, la cual puede marcar la diferencia en la capacidad de una organización para alcanzar sus metas y mantenerse competitiva. 

¿Qué es la comunicación vertical y en qué se diferencia de la horizontal?

La comunicación vertical hace referencia a todos los actos de transmisión de información que se dan entre diferentes niveles jerárquicos dentro de una misma empresa. 

No obstante, no hay que confundir la comunicación vertical con la horizontal, ya que, mientras la comunicación horizontal se produce entre trabajadores o departamentos que están en el mismo estatus organizacional dentro de la empresa, la comunicación vertical fluye entre los distintos escalafones del organigrama. En este sentido, un ejemplo claro de comunicación vertical sería una reunión entre un gerente y los diversos jefes de área para indicarles la nueva estrategia a seguir. Por su parte, un correo de un compañero a otro que tiene como objetivo proporcionarle unos datos que necesita para hacer un informe sería un ejemplo de comunicación horizontal. 

¿Qué tipos de comunicación vertical existen? Ejemplos

Podemos diferenciar dos tipos de comunicación vertical: 

• Descendente: la comunicación vertical descendente emana desde los niveles superiores de la jerarquía hacia los niveles inferiores, es decir, la información fluye de arriba hacia abajo. Se trata de una forma de distribuir directrices de la alta dirección a los empleados. 

Algunos ejemplos de comunicación vertical descendente serían una videollamada del jefe de equipo con el resto de integrantes para explicarles los objetivos del año, la petición del responsable del departamento a un trabajador de que le entregue un informe o el envío de una circular de la Dirección a toda la plantilla con la nueva política de conciliación laboral. 

• Ascendente: la comunicación vertical ascendente se da cuando los empleados transmiten información, retroalimentación y sugerencias hacia los niveles superiores de la organización, es decir, cuando se produce de abajo hacia arriba. Este tipo de comunicación es fundamental para mantener una organización ágil y receptiva, ya que permite que la dirección conozca las necesidades y preocupaciones de los empleados. 

¿Cuándo puedes observar este tipo de comunicación interna? Puede ser esa puesta al día sobre el avance en un proyecto que hace un empleado a su superior, la carta que deposita un trabajador en el buzón de sugerencias o la retroalimentación sobre el ambiente laboral a través de una encuesta de satisfacción, por ejemplo. 

¿Qué objetivos persigue este tipo de comunicación?

Si bien la comunicación horizontal está enfocada en facilitar la colaboración, el intercambio de ideas entre pares y la resolución de problemas a nivel operativo, en términos generales, la comunicación vertical es esencial para que todo el engranaje empresarial funcione como un reloj suizo. Es decir, la toma de decisiones, la delegación de tareas, la orientación hacia los objetivos, la difusión de políticas, la mejora del ambiente laboral y la alineación de la plantilla en torno a la visión de la empresa son aspectos en los que impacta la comunicación vertical. Sin embargo, ¿qué metas concretas permite cada tipo de comunicación vertical? 

En el caso de la descendente, esta es clave para:

• Facilitar las instrucciones sobre las tareas.
• Dar a conocer al equipo las metas y estrategias empresariales. 
• Explicar los procesos y pautas de acción. 
• Resolver las dudas que puedan tener los empleados. 
• Dar feedback, posibilitando que los trabajadores conozcan cómo está yendo su desempeño y en qué áreas pueden mejorar. 
• Potenciar la motivación del equipo. 

Por otro lado, en cuanto a la comunicación vertical ascendente, sus objetivos pasan por:

• Obtener una retroalimentación directa de los profesionales. Es decir, los empleados pueden transmitir sus ideas, sugerencias o dudas a sus superiores. 
• Mejorar la toma de decisiones, gracias a esta panorámica completa que tienen los líderes sobre lo que ocurre en el seno de la compañía. 
• Propiciar la participación, optimizando la proactividad y el sentido de pertenencia de los trabajadores. 
• Facilitar una evaluación sobre el clima laboral y la satisfacción de la plantilla. 

¿Qué ventajas aporta esta comunicación interna?

Estos fines no son baladí. De hecho, de acuerdo con el prestigioso experto en management Peter Drucker, el 60% de los problemas que puede tener una empresa se generan por falta de comunicación. Por el contrario, cuando la información fluye por los diferentes niveles jerárquicos, se puede garantizar que la información crítica de la organización se transmita de manera clara y efectiva. 

De este modo, algunos de los beneficios más destacados de una buena comunicación vertical en una organización son los siguientes:

• Se reducen los errores y se evitan confusiones. 
• Se crea un clima laboral positivo, al fomentar la participación y el diálogo abierto. 
• Se pueden adoptar acciones de mejora, ya que los directivos disponen de toda la información.
• Aumenta la motivación de los trabajadores, tanto por tener las directrices claras, como por sentirse escuchados. 
• Se reduce el índice de rotación de personal, como consecuencia directa del punto anterior. Esto supone un ahorro de los gastos que ello implica y el aumento de la creatividad. 
• Mejora la reputación de la empresa, ya que este buen ambiente de trabajo también se percibe desde fuera y atrae talento. 

En definitiva, la comunicación vertical está estrechamente ligada a los resultados de la compañía. Así, según un estudio de la consultora Towers Watson, las empresas con una comunicación interna efectiva tienen una rentabilidad un 47% mayor que aquellas que no la tienen. 

¿Cómo desarrollar una comunicación vertical óptima?

Ahora bien, para lograr estas mejoras, es necesario que sepas cómo poner en práctica la comunicación vertical dentro de tu organización. Ten en cuenta que existe una multitud de barreras que pueden afectar al desarrollo de una política de comunicación óptima. Hablamos de protocolos tediosos que dificultan el flujo de información, de plantillas híbridas que requieren de un plan de acción más exhaustivo o de directivos que ignoran la importancia de obtener el feedback de sus empleados. En este sentido, según Gallup, solo 3 de cada 10 profesionales sienten que sus opiniones son valoradas. 

¿Qué puedes hacer para evitar estos obstáculos?

• Desarrolla una cultura de la comunicación. La clave para que la comunicación vertical funcione es que la empresa crea realmente en su importancia. Así, las políticas internas deben estar orientadas a potenciar este flujo de información. Por ejemplo, no será efectivo que promuevas el envío de sugerencias si estas después van acompañadas de “penalizaciones” para las voces críticas. 
• Define los objetivos: establecer objetivos de comunicación claros es fundamental. Se trata de que concretes qué información debe fluir desde la dirección hacia los empleados y viceversa.
• Habilita canales de comunicación efectivos. Utiliza diferentes canales de comunicación: reuniones regulares, correo electrónico, buzones, boletines internos, redes sociales de comunicación empresarial, intranet, encuestas de satisfacción, evaluaciones de desempleo, etc. Debes garantizar que la información transite por todos los niveles. 
• Personaliza los mensajes. Para que la información sea comprendida, no puedes olvidarte de ajustar el contenido de cada comunicación a su destinatario. Imagina que debes explicar a un nuevo trabajador sus funciones; en este caso, no podrás usar un lenguaje tan técnico o interno como con otro empleado con años de antigüedad. 
• Mide la comunicación. Evalúa la eficacia de la comunicación vertical mediante encuestas y métricas. Una vez hecho, utiliza los resultados para subsanar errores y realizar mejoras continuas.
• Ofrece formación en comunicación. Facilitar la capacitación en comunicación a los empleados y líderes también ayudará a mejorar las habilidades de comunicación en todos los niveles.

En definitiva, la comunicación vertical es una piedra angular en cualquier organización; de ahí la importancia de que las empresas apliquen las mejores prácticas para optimizar su flujo de información y promover un ambiente de trabajo más eficiente y colaborativo. Y es que aquellas organizaciones que fomentan una comunicación vertical fluida, abierta y saludable son más resilientes y están mejor preparadas para afrontar los desafíos del entorno empresarial actual.

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