Smart working: la inteligencia para trabajar cuando, donde y como quieras

La pandemia por la covid-19 aumentó el teletrabajo hasta un 121% en 2020, pero ¿le has cogido el gusto a esto de realizar tus funciones desde casa? ¿Vas a incorporarte al mercado laboral, pero te gustaría hacerlo en un empleo flexible, donde tú decidas cuándo, cómo y dónde trabajar? ¡Bienvenido a la era del smart working!  

¿Qué es el smart working? 

Hasta hace unos años, acudir a la oficina para llevar a cabo la jornada laboral era lo más común. Sin embargo, el estallido de la pandemia de la covid-19 ha popularizado el teletrabajo y, a una buena parte de los profesionales, esta nueva modalidad de empleo les ha gustado. De hecho, el 80% de los trabajadores prefiere continuar con el trabajo remoto, según la encuesta Reimagining the office and work life after COVID-19, de McKinsey. Es más, uno de cada tres profesionales asegura que buscaría un nuevo empleo si le exigieran volver a la oficina, de acuerdo con otro estudio de Robert Half.

Si esto te identifica y piensas que un empleo presencial con un horario rígido de 9 a 14 y de 17 a 20 horas no es para ti, el smart working es la solución. Se trata de un nuevo enfoque laboral donde tienes la libertad de establecer cómo, cuándo y dónde llevas a cabo tus tareas, siempre y cuando cumplas con las metas previstas. Es decir, este modelo está basado en una metodología de gestión por objetivos y requiere de una relación de confianza entre la compañía y el empleado. 

El smart working te confiere plena autonomía como profesional: tú diseñas todo el proceso de ejecución, sin que tengas que seguir un horario laboral tradicional o sin tener que acudir a una oficina. A cambio, te comprometes a llevar a cabo las tareas previstas en el plazo y la forma acordada. De esta manera, no importa si envías un correo mientras vas en el metro de camino a un almuerzo, siempre que lo hagas; que asistas a una reunión online desde tu casa, siempre que estés presente; o que prepares un informe mientras tomas el sol en la playa, siempre que el documento esté terminado a tiempo.

¿En qué se diferencia el smart working del teletrabajo? 

Aunque estas dos metodologías laborales puedan parecerte lo mismo, no es similar ser un smart worker que un teletrabajador. En el teletrabajo, la característica distintiva es la ubicación fuera de la oficina. El empleado lleva a cabo su jornada laboral desde casa u otro lugar similar. Sin embargo, esta es a priori toda la flexibilidad de la que goza. Por lo demás, tendrá el mismo horario de entrada y salida, seguirá recibiendo instrucciones directas sobre qué tareas debe acometer o podrá ser supervisada su conexión y desarrollo de tareas de forma virtual. 

Por su parte, en el smart working, la clave está en la flexibilidad y la autonomía, no en el lugar de trabajo. Es decir, el ‘trabajador inteligente’ disfruta de total libertad para decidir dónde, cuándo y de qué forma realiza sus tareas, siempre y cuando estén en la forma y plazos indicados. Por ejemplo, si trabajas desde tu segunda residencia con vistas al mar, pero a las 9 tienes que estar conectado sí o sí, estás teletrabajando. En cambio, si decides acudir a la oficina el lunes para acometer una jornada superintensiva e irte de desconexión martes y miércoles ―siempre que no haya entregas importantes―, estás practicando el smart working.

¿Qué te aporta este nuevo modelo de trabajo? 

Este modelo podría entenderse como una figura a caballo entre el trabajador asalariado clásico y un profesional autónomo, de manera que le afecta las ventajas y desventajas de ambas formas laborales. 

¿Qué ventajas presenta el smart working?

Esta creciente mentalidad laboral presenta una serie de ventajas, sobre todo, en materia de conciliación. Así, como tú te autoorganizas la agenda de trabajo, tienes mayores facilidades para encontrar el equilibrio entre la vida personal y profesional. De hecho, esta flexibilidad en el empleo es lo que convierte al smart working en una tendencia en auge, ya que los profesionales a nivel global sitúan este elemento entre los tres requisitos más importantes a la hora de aceptar un puesto de trabajo, de acuerdo con el informe Lo que los trabajadores quieren, elaborado por Manpower Group en 2021. 

A esta compatibilización entre la esfera laboral y personal se suma otra serie de factores que convierten al smart working en una modalidad muy atractiva. Por ejemplo, debido a que no existe una jornada preestablecida, el empleo inteligente te abre las puertas a ofertas de trabajo a escala internacional que, a causa de los diferentes husos horarios y la distancia geográfica, serían incompatibles con un empleo tradicional.  

Si hablamos del componente de ahorro económico, el trabajo en remoto permite a los trabajadores ahorrar entre 264 y 660 euros al año solo en transporte. Así lo pone de manifiesto la encuesta Los españoles quieren teletrabajar, publicada por la Cámara de Comercio de España. A su vez, no hay que olvidar el impacto medioambiental positivo del smart working, que permite reducir la contaminación causada por el transporte y aliviar la congestión del tráfico en las ciudades. Sin ir más lejos, el 23% de las emisiones globales de gases de efecto invernadero son causadas por los vehículos de un solo ocupante (SOV). 

Asimismo, el smart working también tiene un reflejo económico en las propias empresas, ya que pueden reducir los espacios de trabajo y el consumo energético, limitar los servicios adicionales que prestan a los empleados —como comedor, transporte o guardería, por ejemplo— y disminuir el gasto en material de oficina. En concreto, según esta misma encuesta, una compañía con 100 empleados, en la que se teletrabajara dos días y medio a la semana, podría generar un ahorro medio de 1.350 euros por trabajador al año. 

Ahora bien, si hay una razón que está seduciendo a profesionales y empresas hacia el smart working a partes iguales es el aumento de la motivación e implicación que el empleo flexible genera en el capital humano. Esta confianza de la compañía en tu propia responsabilidad y autonomía te hace sentir una persona empoderada y satisfecha con el trabajo. Como consecuencia, rindes más, lo que también beneficia a la organización. 

En este sentido, según un estudio de la consultora Zenger & Folkman, casi siete de cada diez empleados se muestran dispuestos a hacer un esfuerzo extra si se sienten empoderados, mientras que, si no perciben esta confianza, solo lo haría el 4% de los trabajadores. De ahí que dos de cada tres empresas estén apostando hoy día por instaurar modelos de trabajo flexible, según el The Work Trend Index 2021, de Microsoft.

¿Qué desventajas conlleva esta mayor flexibilidad?

Ahora bien, no es oro todo lo que reluce. Si te atrae este modelo laboral, debes valorar también los inconvenientes que supone para los profesionales. El primero radica en su limitado ámbito de aplicación, es decir, el smart working no puede ser aplicado en todas las áreas de trabajo, ni en todas las compañías. Así, en aquellos empleos en los que se precisa una asistencia presencial, una disponibilidad horaria o no cuenten con los recursos tecnológicos suficientes, no es posible ponerlo en práctica. 

Otro factor a tener en cuenta es la mayor soledad que conlleva esta mayor autonomía. Al no tener que acudir a la oficina regularmente, pierdes la interacción con los compañeros y, aunque puedas sentir alivio al principio, a medio y largo plazo te puede afectar en el plano emocional. De hecho, según el trabajo El impacto del teletrabajo durante la pandemia, de Factorial HR, la principal objeción al teletrabajo que señalaron los empleados durante la pandemia fue el sentimiento de aislamiento que esta nueva situación generaba. 

Por otro lado, si el smart working no está bien implementado en la cultura organizacional de la compañía, puede afectar al clima laboral. En concreto, puede provocar que los superiores no confíen demasiado en la implicación de estos profesionales o que otros trabajadores recelen sobre el buen hacer de esos compañeros a los que no ven todos los días. 

El smart working tampoco está indicado para personas con escasa capacidad de organización y autonomía. Recuerda que sigue siendo trabajo y, por tanto, tienes que ser capaz de ejecutar tus cometidos competentemente. Esto no siempre resulta sencillo, ya que hay personas que necesitan a alguien a su lado para que les indiquen cómo proceder o les marquen las fechas de entrega. Además, al poder desempeñar tu rol en cualquier entorno físico, las distracciones pueden multiplicarse y dificultar la consecución de objetivos.

¿Cómo ser un “empleado inteligente”?

Por tanto, si quieres afrontar esta modalidad laboral de forma satisfactoria, sin que la libertad que te ofrecen se convierta en una especie de cárcel de cristal, debes desarrollar un conjunto de competencias. A continuación, te presentamos una serie de habilidades que necesitas para ser un “empleado inteligente”:

• Competencias tecnológicas: el smart working supone que tienes que trabajar en remoto y, por tanto, es imprescindible dominar las diferentes herramientas digitales para desempeñar tus funciones de forma competente. Por el contrario, podrías no asistir a una videoconferencia porque no sabes instalar la cámara o desconocer las últimas directrices de un proyecto porque el software de comunicación interna te resulta muy engorroso.     
• Organización: con esta nueva modalidad, debes cambiar tu mentalidad hacia un enfoque de desempeño por objetivos. No obstante, como sostiene la Ley de Parkinson, las personas tienden a extender el trabajo hasta completar todo el tiempo que tienen. Al no disponer de un horario, esto puede traducirse en interminables jornadas que desembocan en el síndrome de burnout. Para que no dediques más horas a tu trabajo que en la modalidad presencial, debes reforzar tus habilidades de autogestión y así evitar que la postergación se convierta en la dinámica de tu día a día. 
• Capacidad de concentración: el teletrabajo también ha puesto de manifiesto la dificultad que conlleva, en ocasiones, no disponer de un horario exclusivo para la vida laboral y otro para la personal. Esta ruptura de barreras entre ambas esferas puede aumentar las distracciones y la multitarea, impidiéndote que desconectes. De ahí que sea importante que aprendas técnicas de concentración con el fin de que el tiempo que dediques a tus tareas profesionales sea lo más eficiente posible. 
• Trabajo en equipo: el hecho de tener un empleo ágil y que no debas acudir a la oficina no significa que no formes parte de un grupo de trabajo. De hecho, esta distancia entre los empleados provoca que tengas que hacer un esfuerzo extra en mejorar tus habilidades de comunicación y trabajo en equipo para que todo fluya de manera correcta. 
• Gestión emocional: una de las principales desventajas de trabajar a distancia es que puede generar sensación de soledad. En este sentido, los profesionales consideran que el aislamiento es el principal inconveniente, según datos del Instituto Nacional de Estadística. Por esta razón, desarrollar tu inteligencia emocional para afrontar los contras del trabajo flexible es otro de los must-haves que debes tener en cuenta. 
• Capacitación: dado que el smart working se desarrolla en un entorno digital altamente cambiante, y debido a los retos que plantea este tipo de trabajo ágil, la capacitación constante es esencial para poder asumir en todo momento los nuevos desafíos.

El smart working en la práctica: ejemplos reales de aplicación

¿Preparado para convertirte en un smart worker? Cada vez son más las empresas que están poniendo en marcha políticas de flexibilidad laboral para facilitar esta nueva filosofía de trabajo. 

Por ejemplo, Microsoft España fomenta el trabajo híbrido y permite que cada empleado configure su jornada laboral como mejor se ajuste a su forma de trabajar. De hecho, en los anuncios de empleo, la compañía indica si el puesto es 100% presencial, 100% online o híbrido; señala los horarios que sí que precisan que el trabajador esté en activo y especifica las ubicaciones desde donde se puede desarrollar el trabajo (con la opción “múltiples ubicaciones” incluida). En cambio, en Heineken han decidido dotar a sus empleados de 16 horas a la semana en las que pueden trabajar desde casa, y son los propios trabajadores los que deciden cómo repartirlas. 

Vodafone es otra de las organizaciones que se ha unido a esta filosofía. Ha implantado un programa de smart working que permite trabajar en remoto hasta tres días por semana o el 60% de la jornada laboral, así como teletrabajar durante cuatro semanas completas o en tramos de dos semanas como anexo a las vacaciones de verano. 

Por su parte, Aon comenzó en 2015 a potenciar este modelo con la iniciativa “Alguien te espera en casa”, ofreciendo medidas de flexibilidad a los empleados. Ahora está desarrollando la segunda fase: “Elimina las interferencias”. Esta busca ayudar a los trabajadores a ser más eficientes y, con ello, mejorar la confianza entre directivos y equipos que necesita el smart working.

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