Metodología 5S: ¿qué es y cómo aplicarla en la empresa?

Shituke: ¿sabes qué es? Se trata de una de las palabras que conforman la metodología 5S y uno de los pilares para el crecimiento de los trabajadores y de las empresas: la capacitación de los profesionales. 

Según el Informe sobre el Mundo del empleo 2023, casi una cuarta parte de los puestos de trabajo (23%) cambiará en los cinco próximos años, lo que supone que los profesionales tendrán que aprender nuevas habilidades para adaptarse a los nuevos puestos y, para ello, es clave la formación. Es en este punto donde las empresas también deben participar en el aprendizaje de sus empleados aplicando la metodología de las 5S para ser más productivas y eficientes. 

¿No sabes en qué consiste? En este artículo, te contamos qué es la metodología 5S, cuál es su origen, qué ventajas aporta y cómo se aplica en una empresa paso a paso. 

¿Qué es la metodología 5S?

Imagina la siguiente situación: estás en una oficina, tienes el escritorio lleno de papeles y llama un cliente interesado en contratar el servicio que ofrece tu empresa. Apuntas todos los datos del cliente en un papel, lo dejas en el escritorio y te marchas a comer. Cuando vuelves, te centras en otra tarea y recuerdas la llamada, pero al buscar los datos del nuevo cliente, no los encuentras. Es una situación muy común, y algo tan simple como el orden y la limpieza pueden solucionarla. Y esto es, precisamente, lo que busca la metodología 5S, dar con espacios de trabajo de calidad, organizados, ergonómicos, eficientes y productivos.

Se trata de un concepto cuyo origen está en Japón, tras el final de la Segunda Guerra Mundial, cuando el país necesitaba crecer y transformarse en una potencia económica. Fue en ese entonces cuando, por primera vez, Toyota se planteó la implantación de la metodología 5S en su empresa, una herramienta que se basa en cinco pilares: 

• Seiri. Se refiere a clasificar el espacio para hacer un uso eficiente de los recursos de la empresa. Es decir, se debe saber qué recursos materiales y humanos son los que realmente aportan valor y necesita la empresa. Por ejemplo, puede que la organización tenga una gran cantidad de documentos en papel almacenados que no necesite o que se puedan digitalizar para guardarlos en la nube. 
• Seiton. El seiton hace referencia a la organización de objetos, documentos y elementos que hay en la empresa, de forma que se pueda encontrar todo lo que se busca. La premisa es “todo en su lugar”, por lo que siguiendo el ejemplo de la llamada del cliente: si se hubiera clasificado el papel donde se apuntaron los datos del potencial cliente, se encontraría rápido y se podría cerrar el acuerdo. 
• Seiso. Junto con el seiton, es fundamental el seiso o limpieza. Cada empleado es responsable de la limpieza de sus instrumentos de trabajo y de su puesto. Este aspecto también se refiere al aspecto físico e higiene de cada empleado, de forma que todas las personas deben mantener y cuidar una buena apariencia personal. 
• Seiketsu. Supone la creación de hábitos o la normalización de los valores basados en las tres palabras anteriores: clasificación, orden y limpieza. De esta forma, se crea un nuevo modelo de empresa basado en una filosofía centrada en la eficacia. 
• Shitsuke. Como se suele decir: “la práctica hace al maestro”; y este es el objetivo del Shitsuke. En este sentido, la empresa debe invertir en la formación continua de sus empleados para que los nuevos valores estén siempre presentes. También, se deberá informar de la cultura empresarial a cualquier trabajador nuevo y se tendrán que hacer revisiones periódicas de los procesos para verificar que la metodología 5S se aplica de manera correcta. 

Pasos para aplicar la metodología 5S en la empresa

La aplicación de la metodología 5S en una empresa es sencilla y, para ello, se pueden seguir los siguientes pasos: 

• Conocimiento de la metodología. Es preciso conocerla a fondo para poder aplicarla y que aporte beneficios a la empresa. También, es importante analizar la situación de la empresa para adaptar la metodología 5S al caso concreto ―además es efectiva para cualquier tipo de negocio―. 
• Elaboración de un plan. Se deberá elaborar un plan con las acciones concretas a implementar, así como los principios y valores basados en esta metodología que se deberán aplicar. Asimismo, es esencial fijar metas concretas, que se deberán alcanzar en plazos de tiempo determinados y deberán contar con unos KPIs bien definidos para medir la eficiencia de cada acción. Por ejemplo: aumentar las ventas o la captación de clientes en un 10% en un plazo de tres meses. 
• Seguimiento y control. Se puede nombrar una comisión de seguimiento para verificar que la metodología 5S se aplica de forma correcta y se pueden realizar controles periódicos para ver si existe algún aspecto que se pueda mejorar. 

No podemos olvidar, además, que esta metodología no es una herramienta para la gestión organizativa, sino que se trata de una auténtica filosofía empresarial que debe cambiar la manera en la que funciona la organización desde sus cimientos. 

Ventajas de la metodología 5S

La metodología 5S aporta diversas ventajas tanto a las empresas como a sus empleados. Entre ellas, podemos destacar algunas como las siguientes: 

• Aumento de la productividad. La productividad es uno de los aspectos en los que más incide la metodología 5S. Y es que, cuando todo está organizado y clasificado y se han optimizado los recursos, los procesos empresariales son más eficientes y, por lo tanto, las personas más productivas. 
• Se obtienen lugares de trabajo cómodos y acogedores. La existencia de un lugar de trabajo agradable, limpio y ordenado favorece un buen ambiente laboral y la felicidad de los empleados. 
• Incremento de la seguridad. El orden y la limpieza, así como la existencia de una serie de valores empresariales enfocados en la metodología 5S, ayuda a mejorar la seguridad, a cuidar la salud de los empleados y a evitar accidentes de trabajo y bajas laborales. 
• Mejora continua de los procesos. Los procesos de la empresa se controlan y se optimizan, por lo que los resultados son mejores en el corto, medio y largo plazo. El tiempo de cada proceso se reduce, así como los recursos que se utilizan. 

En definitiva, la metodología 5S contribuye a lograr organizaciones más eficientes y con trabajadores más felices, algo esencial para adaptarse al entorno laboral actual en constante cambio. Sin embargo, para lograr que las empresas sean resilientes, se vuelve esencial apostar por la formación continua como herramienta clave para capacitar a los profesionales, con el objetivo de que estos puedan desempeñar los trabajos del futuro. 

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